Í stjórnsýslurétti gilda ekki skýrar og formbundnar reglur um upphaf stjórnsýslumála. Af því leiðir að líta verður til almennra reglna stjórnsýsluréttar, skráðra og óskráðra, til að leysa úr því hvenær stjórnsýslumál telst hafið. Þegar stjórnvöldum berast kærur verða þau almennt í samræmi við þær reglur að leiða slík mál til lykta, óháð því hvort þau telji kæru uppfylla formskilyrði eða ekki.

Á þetta reyndi í máli þar sem álitaefni var hvort úrskurðarnefnd velferðarmála gæti látið hjá líða að taka mál til meðferðar uppfyllti það ekki tilteknar formkröfur. Nefndinni hafði borist tölvupóstur sem bar skýrt með sér að sendandi vildi kæra tilgreinda ákvörðun Tryggingastofnunar. Í framhaldinu benti nefndin viðkomandi á að kærur þyrftu að annað hvort að berast til hennar á sérstöku rafrænu eyðublaði eða á sérstöku eyðublaði sem kærandi fyllti út og undirritaði áður en hann sendi það til nefndarinnar. Undir lok þriggja mánaða kærufrests sendi nefndin viðkomandi tölvupóst og kvaðst ekki myndi vinna í málinu á meðan kæran hefði ekki borist á réttu formi. Þegar viðkomandi sendi nefndinni síðan kæru á umbeðnu rafrænu formi, um ári eftir að hann leitaði fyrst til nefndarinnar, leit nefndin svo á að kæran hefði fyrst borist þá og vísaði málinu frá þar sem kærufrestur væri liðinn.

Í áliti umboðsmanns kemur fram að þótt úrskurðarnefnd velferðarmála hafi tilteknar heimildir til að setja formkröfur til kæra sem henni berast rafrænt þá verði ekki séð að það leiði til þess að hún geti látið við það sitja að veita leiðbeiningar og ljúka ekki málum með úrskurði. Tölvupóstur til nefndarinnar hafi markað upphaf stjórnsýslumáls, þ.e. kærumáls, hjá henni. Þar með hafi stofnast skylda til þess að leiða málið til lykta með formlegum hætti burtséð frá einhverjum annmörkum. Úrskurður um frávísun málsins, þar sem kæran hefði ekki verið borin fram í réttu formi, hefði síðan getað gefið kæranda tilefni til að bæta úr þeim formgalla.

Umboðsmaður minnti á að almennt eru ekki gerðar sérstakar kröfur um form kæru til stjórnvalda, heldur gengið út frá því að nægjanlegt sé að aðili tjái stjórnvaldi að hann sé óánægður með ákvörðun. Ekki væri því unnt að fallast á þá afstöðu úrskurðarnefndarinnar að taka kæruna ekki til meðferðar þegar hún hafi borist og leiða hana til lykta, af þeirri ástæðu einni að hún uppfyllti ekki formkröfur. Kæru sem nefndinni barst síðar vegna málsins og uppfyllti formkröfur, væri því ekki hægt að vísa frá á þeim grundvelli að kærufrestur hefði verið liðinn. 

Beindi umboðsmaður þeim tilmælum til úrskurðarnefndar velferðarmála að taka málið til nýrrar meðferðar kæmi fram beiðni þess efnis frá viðkomandi. Einnig að taka mál þeirra sem afgreidd hefðu verið með sambærilegum hætti til skoðunar og leysa þá úr þeim í samræmi við sjónarmiðin í álitinu.

Álit umboðsmanns í máli nr. 9989/2019